Huishoudelijk reglement
Zoals is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 19 september 2012.
Het koor To The Point uit Haarlem beschikt over het nu volgende Huishoudelijk Reglement. Dit reglement fungeert als een set afspraken, waaraan de dirigent, het bestuur en de koorleden zich moeten houden.
Artikel 1 Doelstelling
Het koor legt zich toe op het beoefenen en ten gehore brengen van hedendaagse populaire muziek (70%) en gospelmuziek (30%).
Artikel 2 Repeteren
Het koor repeteert iedere woensdagavond in Haarlem, repetities in de schoolvakanties in overleg. Het koor repeteert gewoonlijk in de Mennokapel, Indischestraat 190, Haarlem van 20:00 tot 22:00 uur.
Het bestuur doet tijdig opgave van uitvallende repetities.
Van de koorleden wordt verwacht dat zij de repetities zo trouw mogelijk volgen. Afmelden dient te geschieden bij een lid van het bestuur. Deze houdt een presentielijstlijst bij. Verder wordt van de koorleden verwacht dat zij zo vaak mogelijk de per keer opgegeven stukken thuis bestuderen. Hierdoor wordt de repetitietijd zo effectief mogelijk benut. Koorleden worden 10 minuten voor aanvang van de repetitie verwacht zodat er op tijd met de repetitie kan worden begonnen.
Artikel 3 Leden
Om als lid te worden aangenomen meldt men zich bij het bestuur. Na een stemtest en een proefperiode beslist het bestuur in overleg met de dirigent over toetreding van het aspirant-lid.
Een proefperiode duurt 1 maand. Gedurende deze periode betalen aspirant-leden geen contributie. Aspirant-leden hebben bij de Algemene Ledenvergadering geen stemrecht, tenzij de vergadering anders beslist. Voor het overige hebben zij dezelfde rechten als vaste leden.
Het bestuur is bevoegd het lidmaatschap te beëindigen na herhaald verzuim en/of door de dirigent geconstateerd onvermogen. Het lidmaatschap eindigt voorts door eigen opzegging bij het bestuur of de dirigent of door overlijden.
Bij het verlaten van het koor moeten de muziekstukken worden ingeleverd bij een van de bestuursleden of bij de beheerder van de muziekstukken.
Bij het verloren gaan van muziekstukken betaalt het lid een door het bestuur bepaalde vergoeding. Dit geldt ook voor aspirant-leden.
Het koor bestaat uit maximaal 24 leden. Slechts in bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken bijvoorbeeld bij een schrijnend tekort in een bepaalde stemgroep.
Artikel 4 Koorkleding
Het koor beschikt niet over aparte koorkleding. Per concert worden afspraken gemaakt over de kledingstijl en kleuren.
Ter controle; indien het bestuur daar om vraagt wordt op de laatste repetitie iedereen in de kleding verwacht die hij/zij van plan is aan te trekken tijdens het optreden.
Artikel 5 Geldmiddelen
Boekhouding:
Aantekening van alle gelden worden op zodanige wijze gedaan, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de groep kunnen worden gekend. Het boekjaar loopt van de eerste januari tot en met de eenendertigste december. De kascontrole vindt plaats door twee leden. Zij brengen verslag uit aan de leden op de Algemene Ledenvergadering.
Contributie:
De contributie is verschuldigd vanaf de eerste repetitie die een nieuw lid meemaakt. Er geldt een opzegtermijn van een maand. De hoogte van de contributie is €25,- per maand. Dit bedrag moet automatisch worden overgemaakt op de rekening van het koor: Rekeningnummer NL76 INGB 0002 9078 76 t.n.v. To The Point Haarlem Bij wanbetaling kan het bestuur maatregelen treffen. In de jaarlijkse Algemene Vergadering stelt het bestuur eventueel contributiewijziging voor.
Artikel 6 Bestuur
Het bestuur wordt door de Algemene Ledenvergadering gekozen. De voorzitter wordt in functie gekozen, de overige functies worden door het bestuur in onderling overleg verdeeld. De bestuursleden treden periodiek af en zijn herkiesbaar.
Het bestuur regelt in overleg met de dirigent het aantal concerten dat per jaar wordt gegeven.
Bestuursbesluiten worden genomen bij volstrekte (omschrijven; helft plus één of twee derde) meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige leden. Bij staking van stemmen wordt het voorstel opnieuw ter tafel gebracht. Bij herhaalde staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen indien het handelt over zaken. Betreft het personen, dan wordt middels loting besloten. De namen van de bestuursleden staan vermeld op de ledenlijst.
Artikel 7 Dirigent
De dirigent wordt aangesteld aan de hand van een door het bestuur aan de leden voorgelegde selectieprocedure. Het bestuur stelt in overleg met de dirigent een dirigentenovereenkomst vast.
Opzegging door het bestuur behoeft goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.
De dirigent is belast met de muzikale leiding van het koor en als zodanig verantwoordelijk voor het artistieke peil en de prestaties.
De keuze van het repertoire en het samenstellen van de programma’s is de verantwoordelijkheid van de dirigent. De keuze wordt vastgesteld na overleg met de muziekcommissie.
Het bestuur bepaalt de financiële en organisatorische kaders van de concertorganisatie.
De dirigent test de nieuwe leden in aanwezigheid van één van de bestuursleden. De dirigent plaatst de leden in een stemgroep. De dirigent kan, op verzoek en met instemming van het bestuur, bestuursvergaderingen bijwonen en het woord voeren. Hij heeft geen stemrecht.
Artikel 8 Vergaderen
Het bestuur roept minimaal één keer per jaar de leden bijeen voor de Algemene Ledenvergadering. Voorts belegt het bestuur Algemene Ledenvergaderingen wanneer het dit noodzakelijk acht.
Artikel 9 Wijzigingen
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden aangebracht op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. Voorstellen hiertoe moeten minstens veertien dagen vóór de vergadering worden ingediend. Het bestuur heeft eveneens het recht wijzigingen voor te stellen. Besloten wordt met meerderheid van stemmen.
Artikel 10 Commissies
Muziekcommissie:
De muziekcommissie overlegt met de dirigent over de keuze van het te repeteren werk en adviseert de dirigent over de samenstelling van concertprogramma’s. Koorleden hebben de mogelijkheid suggesties aan de muziekcommissie door te geven
PR-commisie:
De PR-commissie verzorgt o.a. het aantal concerten dat per jaar gegeven wordt en publicatie in diverse media.
Ontvangstcommissie:
De ontvangstcommissie verwelkomt nieuwe leden en zorgt ervoor dat deze alle informatie ontvangen die zij nodig hebben om als volwaardig lid tot het koor te kunnen toetreden.
De presentatiecommissie:
De presentatiecommissie verzorgt de algehele uitstraling van het koor, concertkleding, podiumpresentatie tijdens de concerten en/of een bepaalde choreografie.
De feestcommissie:
De feestcommissie heeft als taak het organiseren van het jaarlijkse kooruitje en zij verzorgt het afscheid van vertrekkende koorleden.
Iedere commissie bestaat uit minimaal 2 leden. De Algemene Ledenvergadering benoemt de commissieleden.
Artikel 11 Concerten
Er wordt opgetreden zonder bladmuziek. Van alle leden wordt verwacht dat zij alle muziek uit het hoofd leren. Bij gemiste repetitietijd dient men zelf thuis extra te oefenen. Zodra we een datum hebben voor een optreden kun je een presentielijst invullen, zodat we tijdig weten wie er aanwezig is tijdens het optreden. De laatste twee repetities voor een optreden dient men aanwezig te zijn, er wordt dan zonder bladmuziek gezongen.
Zingen met microfoon, bewegen op de muziek, choreografie en podiumpresentatie vormen een vast onderdeel tijdens de concerten van To The Point.
Als ondersteuning worden er ten aanzien van de zangtechniek en de podiumpresentatie per jaar 1 of 2 workshops georganiseerd .Van alle leden wordt verwacht dat zij hieraan deelnemen.
Artikel 12 Slotbepaling
In gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist de Algemene Ledenvergadering. Deze beslissingen mogen niet in strijd zijn met de statuten. Het Huishoudelijk Reglement treedt in werking na goedkeuring door de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.